Ratgeber

Auf den folgenden Zeilen wollen wir ein paar der häufigen Schlagworte behandeln, auf die Sie beim Kauf eines neuen Aktenvernichters achten sollten.

Wenn Sie einen grundlegenden Überblick suchen, sich über die allgemeine Funktionsweise von Aktenvernichtern schlau machen möchten oder ein paar speziellere Fragen haben, um das passende Gerät für Ihre Bedürfnisse finden zu können, werden Sie hier sicherlich fündig.

Was sind Aktenvernichter?

Der Name ist Programm. Ein Aktenvernichter – auch Reißwolf oder Papierschredder genannt – hat die Aufgabe Dokumente und Schriftgut (Briefe, Email-Ausdrucke, usw.) zu vernichten. Dies erfolgt in der Regel durch ein sog. Schneidwerk, das das Papier, je nach Modell, in einer bestimmten Technik zerschneidet und zerkleinert. Das Papier wird dabei, auch wieder je nach Modell unterschiedlich, oben in einen Schlitz eingeführt oder in ein kleines Fach gelegt – ähnlich dem Papiereinzug im Drucker. Entscheidend dabei ist, dass die Partikel eine spätere Rekonstruktion des Schriftgutes nicht mehr ermöglichen.
Grundsätzlich gilt daher also natürlich, je kleiner/feiner die Papierschnipsel, desto sicherer ist das Ergebnis.

Sicherheitsstufen

Um dem Verbraucher eine Vergleichsmöglichkeit zu geben wurden daher sogenannte Sicherheitsstufen eingeführt, die gegenwärtig von Stufe 1 (sehr schwach) bis hin zu Stufe 7 (maximalste Sicherheitsanforderung) reicht. Die Stufen sind definiert über die DIN Norm 32757. Grundsätzlich lassen sich die einzelnen Stufen dabei wie folgt definieren:

  • Stufe 1 (empfohlen für allgemeines Schriftgut)
    • bei Streifenschnitt: max. 12 mm Streifenbreite
    • bei Kreuzschnitt: max. 1000 mm² Partikelfläche
  • Stufe 2 (empfohlen für internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut)
    • bei Streifenschnitt: max. 6 mm Streifenbreite
    • bei Kreuzschnitt: max. 400 mm² Partikelfläche
  • Stufe 3 (empfohlen für vertrauliches Schriftgut)
    • bei Streifenschnitt: max. 2 mm Streifenbreite
    • bei Kreuzschnitt: max. 4 mm Breite auf max. 60 mm Partikellänge (240 mm² Partikelfläche)
  • Stufe 4 (empfohlen für geheimzuhaltendes Schriftgut)
    • Kreuzschnitt: max. 2 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (30 mm² Partikelfläche)
  • Stufe 5 (für maximale Sicherheitsanforderungen)
    • Kreuzschnitt: max. 0,8 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (12 mm² Partikelfläche)
    • zerkleinerte grobe Asche, Suspension, Lösung oder Fasern
  • Stufe 6 (für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen)
    • Kreuzschnitt: max. 1,0 mm Breite auf max. 5,0 mm Partikellänge (5 mm² Partikelfläche)
    • zerkleinerte feine Asche, Suspension, Lösung oder Fasern

Welche Sicherheitsstufe passt also zu Ihnen?
Grundsätzlich kann man, dieser Definition folgend, also sagen, dass die Sicherheitsstufen 3 und 4 sich bedenkenlos für den Privat- und Hausgebrauch eignen, während es im Büro schon ein Gerät der Stufen 4 oder 5 sein sollte. Natürlich wollen wir Ihnen diesbezüglich keine Vorgaben machen. Demzufolge finden Sie hier auf aktenvernichter-kauf.de auch entsprechende Geräte mit einer höheren oder niedrigeren Sicherheitsstufe.
Bedenken Sie dabei aber, dass Sie womöglich am falschen Ende sparen, wenn Sie sich doch für ein schwächeres Gerät entscheiden sollten – oder aber gegebenenfalls Ihren Geldbeutel zu sehr strapazieren, wenn Sie ein Gerät der Stufe 6 oder höher erwerben. Denn wie anderswo, hat auch hier die Sicherheit seinen Preis.

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Die aufgelisteten Sicherheitsstufen stehen hier lediglich der Vollständigkeit halber. Geräte mit der Sicherheitsstufe 1 und 2 stellen für ambitionierte Dritte keinerlei Hindernis dar. Natürlich schützen diese Geräte auch vor Familienangehörigen, oder anderen Personen, die auf dem Weg zum Altpapier einen Blick ergattern könnten; umfassender Schutz ist auf diesen Sicherheitsstufen aber nicht gewährleistet.

Schnittarten

Wir hatten eingangs über die verschiedenen Schnittarten gesprochen. Gemeint ist damit die Methode, mit der das Papier während des Schredderns zerkleinert wird. Unterschieden wird dabei im Allgemeinen zwischen:

  1. Streifenschnitt und
  2. Kreuzschnitt
  3. Micro-Cut

Wie sich erahnen lässt zerkleinert das Gerät das Papier beim Streifenschnitt in vertikale Streifen. Je nach Sicherheitsstufe (s.o.) sind diese Streifen entweder kleiner oder breiter. Beachtet werden sollte dabei, dass diese Schnittart noch aus den Anfangszeiten der Aktenvernichter stammt und mit heutiger Technik problemlos ausgehebelt werden kann. Dazu wird lediglich ein Scanner und ein wenig Bastelarbeit am PC benötigt und das geschredderte Dokument lässt sich binnen kürzester Zeit problemlos rekonstruieren.

Um dem Problem zu begegnen, sollte man heutzutage daher am besten zu einem Modell mit Kreuzschnitt greifen. Dabei wird das Papier nicht nur vertikal zerkleinert, wie beim Streifenschnitt; sondern zusätzlich noch horizontal, so dass das Ergebnis am Ende nur noch kleine Papierschnipsel sind. Auch hier wird die Größe der einzelnen Schnipsel durch die Sicherheitsstufe definiert – je höher die Stufe, desto kleiner sind die Schnipsel.

Der Micro-Cut komplementiert zur Zeit die technischen Varianten moderner Aktenvernichter. Dabei wird das Papier wie im Kreuzschnitt in feine Teile zerschnitten, dann aber noch zusätzlich durch ein äußerst feinmaschiges Netz gedrückt. Die Rekonstruktion eines Papiers kann auf diese Weise quasi vollständig ausgeschlossen werden.

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Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir in jedem Fall ein Gerät, dass mindestens die Kreuzschnitt-Methode beherrscht. Hier sollten Sie auch keine Abstriche machen, um ihren Geldbeutel zu schonen. Darauf weist unter anderem auch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) hin. Bei dem heutigen Stand der Technik benötigen Sie lediglich einen Scanner, eine Software (die sich im Internet problemlos besorgen lässt) und ein wenig Zeit – und Schreiben, die per Streifenschnitt zerstört wurden, sind in kürzester Zeit wiederhergestellt.
In der Kreuzschnitt-Methode ist dies zwar prinzipiell ebenfalls möglich – hat aber schon alleine auf Grund der vielfachen Anzahl an Schnipseln einen ungemein höheren Zeitaufwand.

Material

Hier kann keine pauschale Aussage getroffen werden. Unabhängig von der Sicherheitsstufe oder der Schnittart kommen die Geräte mit unterschiedlichen Materialien klar. Während die einfachsten Geräte lediglich mit Papier klarkommen, gibt es im höheren Preissegment auch Modelle, die es problemlos mit Kreditkarten, CDs oder DVDs oder sogar mit Heftklammern aufnehmen.

Einen kleinen Überblick wollen wir Ihnen aber schon noch geben. Diese Liste ist, wie bereits gesagt, natürlich nicht umfänglich und leider auch nicht für jedes Gerät allgemeingültig. Eine genaue Auflistung finden Sie auf der jeweiligen Produktseite oder auch auf den entsprechenden Seiten der Hersteller, bzw. in der Bedienungsanleitung Ihres Gerätes.

  • Papier (natürlich)
    • DIN A4 oder kleiner
    • Din A3 oder größer bedingt
  • Kreditkarten
  • CDs/DVDs
  • Heftklammern
  • Büroklammern
  • Broschüren

Achten Sie vor Inbetriebnahme des Gerätes unbedingt darauf keine Materialien zuzuführen, für die das Gerät nicht ausgelegt ist. Im schlimmsten Fall riskieren Sie den Defekt des Gerätes, oder ggf. sogar eine Brandgefahr durch Kurzschluss.

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Schauen Sie sich Ihren Bedarf an. Zuhause werden Sie selten – wenn überhaupt – gezwungen sein CDs oder DVDs zu vernichten; und wenn, dann tut es auch eine Schere. Gleiches gilt für Kreditkarten. Im Büro hingegen wird der Anspruch an einen Aktenvernichter vermutlich ein anderer sein.
Die meisten Geräte sind aber in der Lage die oben genannten Materialen problemlos zu verarbeiten. Schauen Sie einfach in die Produktbeschreibungen der Geräte, um zu erfahren, ob das gewählte Gerät Ihren Ansprüchen gerecht wird.

Wenn Sie sich für ein einfaches Gerät entscheiden, lesen Sie sich vorher sorgfältig darauf, dass sich in dem Papierstapel bspw. keine Heftklammern befinden. Wie oben beschrieben können Sie Ihrem Gerät damit erheblichen Schaden zufügen. Vom lästigen Papierstau ganz zu schweigen.

Blattkapazität

Kommen wir zum interessanteren Teil. Unter der Blattkapazität versteht man die Schneidleistung des Aktenvernichters. Einfache Aktenvernichter kommen lediglich mit wenigen Seiten Papier auf einmal zurecht. Für die höherwertigen Produkte stellen hingegen Stapel von 20 DIN A4-Seiten überhaupt kein Problem dar.
Beachten Sie, dass Sie mitunter einen Papierstau riskieren, wenn Sie zu viel Papier auf einmal einführen. Der Papierstau beim Aktenvernichter ist dabei ähnlich wie der allseits verhasste Papierstau beim Drucker. Wir raten aber dringend zu erhöhter Vorsicht bei der Bereinigung, da das Schneidwerk des Gerätes – im wahrsten Sinne des Wortes – messerscharf ist. Unbedachtes „Herumfuhrwerken“ kann so schnell zu bösen Verletzungen führen.
Sobald Sie Ihr neues Gerät also in Betrieb nehmen, empfiehlt es sich für den Anfang sich langsam an die Vorgaben des Herstellers heranzutasten. Natürlich spielt für die Blattkapazität auch die Qualität/Dicke des Papiers eine Rolle. Erfahrungswerte haben zwar gezeigt, dass viele Hersteller bei ihren Angaben noch ein wenig Luft nach oben lassen. Dennoch empfiehlt es sich dem Frust eines Papierstaus vorzubeugen und es gar nicht erst so weit kommen zu lassen. Viele Produkte bieten zwar eine „Rückspul“-Funktion (bspw. die Marke Fellowes); dieser Luxus schlägt sich aber auch häufiger im Preis nieder.

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Für den Einsatz zuhause ist eine hohe Blattkapazität nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie lediglich Briefe und andere Schreiben regelmäßig vernichten wollen, reicht es vollkommen aus, wenn Ihr Gerät 5 Seiten auf einmal verschlingen kann.
Im Büro sieht der Fall naturgemäß anders aus. In der Regel werden Sie dort ein wesentlich höheres Aufkommen an sensitiven Schriftgut haben. Folglich sollte das Gerät auch mit der Mehrarbeit zurechtkommen, ohne dass Sie gezwungen sind den halben Tag immer wieder nachzufüttern. Für den Einsatz im Büro raten wir zu Geräten, die 20 Seiten gleichzeitig aufnehmen können. Ein großes Vertragswerk oder Akten können Sie damit immerhin 4x schneller vernichten, als mit dem vorgenannten leistungsschwächeren Aktenvernichter.

Laufzeit

Mit der Zeit heizt sich das Schneidwerk eines Aktenvernichters während des Laufens auf. In der Folge können die Geräte immer nur für eine bestimmte Dauer laufen, bevor sie erstmal wieder abkühlen müssen. Viele der Modelle haben einen Schutz eingebaut, der das Gerät bei Überhitzung automatisch abschaltet. Die Laufzeit variiert dabei in der Regel von 2 Minuten bis hin zu 8 Minuten. Diese Angaben beziehen sich allerdings auf den Zeitraum, in denen das Gerät auch tatsächlich arbeitet.
Vertrauen Sie aber nicht blind auf den Abschaltschutz des Gerätes. Es ist nicht ausgeschlossen, dass der Schutz einmal nicht greift; in diesen Fällen (oder auch, wenn Ihr Modell über keinen Schutz verfügt) kann die Wärme das Gerät beschädigen.

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Für den privaten Gebrauch oder auch als Selbstständiger ist schon eine Laufzeit von 2 Minuten in den meisten Fällen ausreichend. Sie sollten sich also keine allzu große Gedanken zu diesem Punkt machen. Für den Einsatz im Büro liegt der Fall aber natürlich anders. Hier fallen, gerade in Großraumbüros, ganz andere Papiermengen an. Achten Sie darauf ein Gerät mit mindestens 5 Minuten Laufzeit zu wählen. Andernfalls kann schnell Frust entstehen, wenn die Mitarbeiter sich vor dem Gerät die Beine in den Bauch stehen.

Lautstärke

Insbesondere alte Modelle sind von einer Kettensäge manchmal kaum zu unterscheiden. Inzwischen sind die Motoren deutlich leiser – völlig lautlos sind sie aber natürlich auch nicht. Für viele spielt die Lautstärke demzufolge auch eine gewichtige Rolle. Als Privatperson bedenken Sie aber, wie oft das Gerät grundsätzlich zum Einsatz kommen wird. Hier lässt es sich mitunter verschmerzen, wenn Sie sich kein Flüstermodell anschaffen.
Im Büro hingegen, wo vermutlich auch noch Kollegen konzentriert zu arbeiten versuchen, kann ein lautes Gerät durchaus für Unmut sorgen. In gewisser Weise können Sie natürlich vorsorgen, indem das Gerät außerhalb der Büroräume aufstellen, ein evtl. vorhandener Druckerraum bietet sich diesbezüglich geradezu an.

Sicherheit / Handhabung

Mit dem Schneidwerk, der Elektrizität und der entstehenden Wärme bestehen beim Einsatz eines Aktenvernichters durchaus Punkte, die in Hinblick auf die Sicherheit beim Einsatz Beachtung verdienen. Ein unbedarftes Hantieren am Schneidwerk kann Schnitte nach sich ziehen, wenn der Zugang nicht geschützt ist. Geschieht selbiges sogar während das Gerät läuft, sind auch ernste Verletzungen nicht auszuschließen.
Dem wirken einige Hersteller durch einen automatischen Not-Stopp entgegen, wenn bestimmte Teile des Gerätes berührt werden. Den Überhitzungsschutz hatten wir bereits weiter oben angesprochen.

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Durch einen sachgemäßen Umgang mit dem Gerät lassen sich die Risiken minimieren – ganz ausschalten lassen Sie sich aber nie. Steht das Gerät bei Ihnen zuhause, denken Sie unbedingt auch an Kinder, die evtl. Zugang zum Gerät haben. Haben Sie bei der Nutzung Ihre Kleidung und Haare im Blick; die Krawatte im Aktenvernichter ist nur in Komödien eine lustige Vorstellung. Vermeiden Sie zu lange Laufzeiten, um das Gerät nicht unnötig zu erhitzen; dies erhöht gleichzeitig die Lebensdauer des Aktenvernichters.
Denken Sie auch daran, Ihre Mitarbeiter gegebenenfalls im Umgang mit dem Gerät zu schulen. Je mehr Personen den Shredder nutzen, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine dieser Personen unbedacht oder unkonzentriert bei der Sache ist.

Durchmischung

Abschließend wollen wir noch das Thema „Durchmischung“ ansprechen. Gemeint ist damit die Vermischung von mehreren Schriftstücken im Auffangbehälter. Stellen Sie sich vor, Sie haben den Behälter Ihres Gerätes geleert und vernichten jetzt das nächste Stück. Was passiert? Natürlich wird das Papier ordnungsgemäß zerkleinert. In dem leeren Behälter aber haben Sie anschließend alle Teile des ursprünglichen Briefes – und nichts anderes. Insbesondere beim Streifenschnitt können Sie sich das Zerkleinern in diesem Beispiel fast schon sparen, da es selbst ohne Scanner und passender Software schon fast ein Leichtes ist das Stück wieder zusammenzusetzen. Insbesondere wenn Sie das Gerät nur unregelmäßig verwenden, ist so ein Szenario nicht allzu unwahrscheinlich.

Um dem vorzubeugen haben Sie aber natürlich Möglichkeiten:

  1. Lassen Sie immer einen kleinen Rückstand im Behälter. Somit kann sich der gerade geschredderte Brief mit dem Restmüll vermengen. Hierzu gibt es inzwischen auch Geräte, die den Abfall im Auffangbehälter nach Verwendung des Gerätes zusätzlich verwirbeln.
  2. Investieren Sie in ein Gerät mit entsprechender Sicherheitsstufe.
  3. Achten Sie darauf, dass das Gerät die Materialien im Micro-Cut-Verfahren zerkleinert.

Zum Abschluß

Die Auswahl des idealen Gerätes für Sie hängt letzten Endes von vielen verschiedenen Faktoren ab. Wir hoffen, Sie haben einen kleinen Überblick darüber gewinnen können, welche Unterscheidungsmerkmale in Hinblick auf Qualität und Leistung eines Aktenvernichters relevant sein können. Natürlich spielt auch das Design eine Rolle – aber über Geschmack lässt sich ja bekanntlich nicht streiten.

Zum Überblick wollen wir Ihnen noch in einer kurzen Tabelle grafisch anzeigen, wie schwer die einzelnen Kriterien in verschiedenen Umfeldern in unseren Augen gewichten.

  Zuhause Selbstständig / kleines Büro Großes Büro
Sicherheitsstufen mind. 3, besser 4 mind. 4, besser 5  mind. 4, besser 5
Schnittarten  Kreuzschnitt  Kreuzschnitt, evtl. Micro-Cut  Kreuzschnitt, evtl. Micro-Cut
Blattkapazität  5 Seiten / Einzug  10 Seiten / Einzug  20 Seiten / Einzug
 Laufzeit  2 Minuten Dauerbetrieb  5 Minuten Dauerbetrieb  8 Minuten Dauerbetrieb
Lautstärke weniger entscheidend  etwas entscheidend  Standortbedingt – weniger entscheidend
Sicherheit / Handhabung  hoch  durchschnittlich  mittel – hoch (je nach Mitarbeiterzahl)